Development des pioneers du CNCR en correspondence

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En orderly le d

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Arrangement des pioneers du CNCR en correspondence Séance 3 Techniques d'animation de réunions

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En orderly le début, sur une feuille Nom : Fédération : Date : Motivation à suivre la development : Vos attentes : Indiquez si vous avez déjà animé des réunions

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Techniques d'animation de réunions Objectifs La compréhension des principes d'efficacité dans la conduite des réunions ; La maîtrise de methods d'animation.

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Plan de arrangement Les principes d'efficacité dans la conduite des réunions Rôle et fonction de l'animatrice ou de l'animateur La maitrise de methods d'animation Exemples et mise en circumstance

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Principes d'efficacité dans la conduite des réunions Conna î tre et distinguer les sorts de réunions Réunion d'information Réunion de prise de décision Réunion de incitement Réunion de sort rencontre

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Conna î tre et distinguer les sorts de réunions Réunion d'information Communiquer des informations ou ; Donner des directions

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Conna î tre et distinguer les sorts de réunions Réunion de prise de décision Prendre ou appliquer des décisions ; Soumettre une suggestion pour talk et, généralement, pour décision.

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Conna î tre et distinguer les sorts de réunions Réunion de incitement Elle tight clamp à engendrer des idées créatives

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Conna î tre et distinguer les sorts de réunions Réunion de ty pe rencontre Davantage socialisante, elle tight clamp la création d'un bon climat dans le groupe ou l'organisation Elle favorise une meilleure strive acquainted

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Principes d'efficacité dans la conduite des réunions Etapes de planification d'une réunion Avant Pendant

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Etapes de planification d'une réunion Avant la réunion (préparation) Associer l'animateur dès l'étape de la planification pour l'aider à bien se préparer favoriser le bon déroulement de la réunion Définir l'objectif, la finalité de la réunion communiquer des faits constatés ? partager de l'information ? prendre une décision ?

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Etapes de planification d'une réunion Avant la réunion (préparation) Faire un arrange général de la réunion Points à l'ordre du jour ; Placez en début de réunion ceux qui demanderont in addition to d'attention (si le temps vous manque, ils auront été traités) ; Placez en blade de réunion les focuses moins importants (ils pourront être reportés faute de temps pour les traiter) Prévoir le program de la réunion Estimez le temps nécessaire pour chaque point ; Additionnez le tout pour obtenir la durée totale de la réunion

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Etapes de planification d'une réunion Avant la réunion (préparation) Choisir les members Selon le sujet de la réunion ; Selon leurs compétences, expériences, intérêts, etc. ; Limiter le nombre à un niveau permettant une interest optimale et efficace compte tenu des contraintes budgétaires ou autres Choisir le lieu de la réunion Réservation de la salle à l'avance si nécessaire ; Endroit propice au bon déroulement de la réunion (calme, à l'abri des annoyances externes) avec chaises, tables et matériel adéquat disponibles

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Etapes de planification d'une réunion Avant la réunion (préparation) Convoquer les participantes et members Indiquer avec précision le lieu, la date et l'heure de la réunion Annexer un ordre of the day comportant l'objet de la réunion, les focuses à discuter et l'objectif poursuivi Préparer le sujet Inventorier et préparer les informations dont le groupe atmosphere besoin pour traiter les différents sujets Préparer une presentation du ou des sujets (il ne s'agit pas de le traiter, mais de l'introduire afin de pouvoir enclencher la talk) Penser à la méthode la in addition to efficace pour animer la réunion

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Etapes de planification d'une réunion Avant la réunion (préparation) Réunir les archives nécessaires Prévoir un ou des bolsters visuels Affiche ou scene reprenant les focuses de la réunion. C'est un bon moyen pour rappeler vers le however prévu celles ou ceux qui s'éloignent du sujet ; Un second support pour les synthèses des talks, les décisions prises et les questions, idées et focuses en réserve. Préparer le lieu de la réunion Voir à la bonne aura des chaises et tables ; Prévoir une put pour chacun ; S'assurer de la disponibilité du matériel nécessaire.

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Etapes de planification d'une réunion Pendant la réunion (déroulement) Ouverture de la réunion Accueil Présentation de l'animatrice ou animateur Tour de table Présentation des objectifs de la réunion (sans esquisser de arrangements) Attribution des r ôles (3)

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Pendant la réunion (déroulement) Attribution des r ôles L'animatrice ou animateur Nous développons in addition to loin le rôle de l'animatrice ou de l'animateur La gardienne ou le gardien du temps Il s'agit d'un rôle essential qui aidera à s'assurer que la réunion est beneficial et que les sujets à l'ordre of the day sont effectivement traités standard le groupe La rapporteuse ou le rapporteur Cette personne prend rapidement des notes résumant fidèlement les talks. Elle note avec précision les décisions prises au cours de la réunion Son travail assurera une continuité à la réunion.

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Etapes de planification d'une réunion Pendant la réunion (déroulement) Déroulement à proprement parler : L'animatrice ou l'animateur n'intervient pas sur le affectionate Le contenu vient des participantes et members Les focuses faisant l'objet de prise de décision passent normalement standard les stages suivantes Définition de l'objectif, pretender le problème Recherche des arrangements Critique des recommendations Décisions

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Etapes de planification d'une réunion Pendant la réunion (déroulement) Clôture de la réunion Synthèse finale qui doit recueillir l'accord du groupe Rappeler les suites à donner aux décisions prises en cours de réunion et valider les étapes subséquentes Penser aux messages-clés à communiquer, s'il y a lieu

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Plan de development Les principes d'efficacité dans la conduite des réunions Rôle et fonction de l'animatrice ou de l'animateur La maitrise de procedures d'animation Exemples et mise en circumstance

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Rôle et fonctions de l'animatrice ou animateur Trois fonctions essentielles Fonction de creation (amener un résultat) : Rendre le groupe et la réunion efficaces Fonction d'organisation (structurer) : Favoriser l'expression de tous dans un framework structuré Organizer et mettre en forme l'expression Fonction de gestion Gérer les individus et les collaborations

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Rôle et fonctions de l'animatrice ou animateur Onze critères de base pour la conduite de réunion 1. Être actif Avoir de l'entrain Dynamiser le groupe 2. Préciser clairement l'objectif de la réunion Avant même la réunion, avoir une idée précise du résultat à atteindre à la balance de la réunion Avoir dispatch l'objectif avec l'avis de meeting et le rappeler avec précision au début de la réunion Informer les members dès le début de la réunion du résultat souhaité

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Rôle et fonctions de l'animatrice ou animateur Onze critères de base pour la conduite de réunion (suite) 3. Distribuer la parole Multiplier les appels à la interest pour recueillir les avis de tous Stimuler la support des personnes in addition to réservées 4. G arder l'attention du groupe Créer et maintenir une atmosphère détendue

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Rôle et fonctions de l'animatrice ou animateur Onze critères de base pour la conduite de réunion (suite) 5. Utiliser un bolster visuel facilite la compréhension du groupe. Y noter : Le arrange ou la méthode de travail Les stages importantes de la réunion, d'une intercession ou d'une explanation Les résumés et synthèses intermédiaires Les questions importantes auxquelles vous ne souhaitez pas répondre immédiatement et les focuses gardés en réserve Les schémas Les idées (lors d'un conceptualizing, standard exemple) Les conclusions et les décisions

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Rôle et fonctions de l'animatrice ou animateur Onze critères de base pour la conduite de réunion (suite) Quelques conseils Ne parlez pas en écrivant Ne parlez pas au scene (en regardant le scene) Dites ce que vous avez à desperate avant ou après l'écriture Assurez-vous de l'accord du groupe lorsque vous notez une creation de celui-ci Si conceivable, placez-vous de côté pour écrire afin de ne pas masquer le scene à certaines personnes

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Rôle et fonctions de l'animatrice ou animateur Onze critères de base pour la conduite de réunion (suite) 6. Être attentif à ce qui se déroule dans le groupe  Éviter que des personnes se sentent exclues de la discussion  Inviter les in addition to timides à participer  Prendre garde aux possibles clivages 

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Rôle et fonctions de l'animatrice ou animateur Onze critères de base pour la conduite de réunion (suite) 7. Doser vos propres mediations pour laisser la put au groupe : ne pas mêler vos feelings, idées ou recommendations à la dialog du groupe  se rappeler que la tâche appartient au groupe  la tâche de l'animatrice ou animateur est de créer et maintenir les conditions propices à ce que le groupe s'acquitte de sa tâche

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Rôle et fonctions de l'animatrice ou animateur Onze critères de base pour la conduite de réunion (suite) 8. Synthétiser Les synthèses se text style à plusieurs niveaux : En cas d'interventions un peu longues Synthèse d'une supposition Synthèse partielle (pour faire le point à chaque acquis ou à chaque étape de la réunion) Points saillants et synthèse finale (valable seulement s

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