Bab 4: Pengurusan Skop Projek

Bab 4 pengurusan skop projek l.jpg
1 / 37
0
0
850 days ago, 1552 views
PowerPoint PPT Presentation
Bab 4: Pengurusan Skop Projek. Kepentingan Pengurusan Skop Yg Baik. Kajian Mayhem 1995 menamakan penglibatan pengguna, misi yg jelas, dan perancangan teratur sebagai penting untuk kejayaan projek.

Presentation Transcript

Slide 1

´╗┐Bab 4: Pengurusan Skop Projek Copyright Course Technology 2001

Slide 2

Kepentingan Pengurusan Skop Yg Baik Kajian CHAOS 1995 menamakan penglibatan pengguna, misi yg jelas, dan perancangan teratur sebagai penting untuk kejayaan projek. Pengurus program di Keller Graduate School of Management menyatakan bahawa definisi projek dan skop sebagai sebab utama kegagalan projek. Copyright Course Technology 2001

Slide 3

Apa itu Pengurusan Skop Projek? Skop merujuk kepada semua kerja yg terlibat dalam menghasilkan produk projek dan compositions yang digunakan untuk mencipta produk. Pengurusan skop projek meliputi compositions yg terlibat dalam menakrifkan dan mengawal apa yang perlu dan tidak perlu dimasukkan ke dalam projek. Kumpulan projek dan pemegang saham mesti mempunyai pemahaman yg sama tentang apa produk yang akan dihasilkan oleh projek dan apa expositions yang digunakan dlm penghasilan. Copyright Course Technology 2001

Slide 4

Proses Pengurusan Skop Projek Permulaan: memulakan projek atau bersambung ke fasa seterusnya. Perancangan skop: menyediakan dokumen sebagai asas untuk keputusan projek masa depan. Takrifan skop: membahagikan penghantaran atau "deliverable" utama projek ke dalam komponen kecil yang mudah diurus. Pentahkikan skop: merasminkan penerimaan skop projek. Kawalan perubahan skop: mengawal perubahan kepada skop projek. Copyright Course Technology 2001

Slide 5

Memulakan Projek: Perancangan Strategik dan Pemilihan Projek Langkah pertama dalam memulakan projek adalah melihat kepada gambaran kasar (umum) atau rancangan strategik organisasi. Perancangan strategik melibatkan objektif perniagaan jangka panjang. Projek TM sepatutnya menyokong objektif strategik dan kewangan bisnes. Analisa SWOT Copyright Course Technology 2001

Slide 6

J4-1. Mengapa Firma Melabur dalam Teknologi Maklumat Copyright Course Technology 2001

Slide 7

Mengenalpasti Projek Berpotensi Banyak organisasi mengikut expositions perancangan untuk memilih projek TM. Pertama, sediakan perancangan strategik TM berasaskan perancangan strategik organisasi. Kedua, lakukan analisa bisnes. Ketiga, takrifkan projek berpotensi. Akhir sekali, pilih projek TM dan tentukan sumber. Copyright Course Technology 2001

Slide 8

R4-1. Expositions Perancangan TM Copyright Course Technology 2001

Slide 9

Kaedah Utk Memilih Projek Biasanya bilangan projek melebihi jumlah masa dan sumber untuk melaksanakan projek. Penting utk mengikuti expositions logikal dalam memilih projek TM utk dilaksanakan. Kaedah termasuk fokus kpd keperluan meluas, mengkategorikan projek, kaedah kewangan dan demonstrate 'weighted scoring' Copyright Course Technology 2001

Slide 10

Fokus kpd Keperluan Organisasi Yg Luas Sukar untuk memberikan justifikasi kpd projek TM, tetapi semua bersetuju bhw ia bernilai tinggi. "It is ideal to gauge gold generally than to check pennies definitely" Tiga kriteria penting untuk projek: Ada keperluan utk projek Ada dana Ada kemahuan kuat untuk menjayakan projek Copyright Course Technology 2001

Slide 11

Mengkategorikan Projek TM Satu kategori adalah sama ada projek berkaitan masalah peluang arahan Kategori lain adalah berapa lama utk menyiapkan projek dan bila ia diperlukan Yg lain, kepentingan keseluruhan projek Copyright Course Technology 2001

Slide 12

Analisa Kewangan Projek Faktor kewangan adalah faktor penting dalam pemilihan projek Tiga kaedah utama untuk menentukan ramalan : Analisa Net present esteem (NPV) Return on venture (ROI) Analisa bayar balik atau payback Copyright Course Technology 2001

Slide 13

Analisa Net Present Value Analisa net present esteem (NPV) ialah kaedah mengira ramalan keuntungan/kerugian dari projek dengan mengambil kira semua tunai masuk dan keluar (inflows and outpourings) tunai kepada titik semasa Projek dgn NPV positif patut diambilkira jika nilai kewangan adalah nilai utama Lebih tinggi sesuatu NPV, lebih baik Copyright Course Technology 2001

Slide 14

R 4-2. Cth Net Present Value Excel document Copyright Course Technology 2001

Slide 15

Return on Investment Return on venture (ROI) ialah pendapatan dibahagikan dengan pelaburang ROI = (add up to marked down advantages - add up to reduced expenses)/reduced costs Lebih tinggi ROI, lebih baik Byk organisasi mempunyai kadar pulangan tertentu atau kadar minima ke atas pelaburan untuk projek Copyright Course Technology 2001

Slide 16

Analisa Bayar Balik atau Payback Analisa payback adalah satu lagi ukuran kewangan yang penting Tempoh payback adalah jumlah masa utk mendapatkan semula dalam bentuk tunai masuk (inflow) , wang yang dilaburkan dalam projek Payback berlaku apabila faedah dan kos terkumpul > 0 Kebanyakan organisasi mahukan projek TM dengan tempoh payback yang pendek Copyright Course Technology 2001

Slide 17

R 4-3. NPV, ROI, dan Analisa Payback utk Projek 1 Excel record Copyright Course Technology 2001

Slide 18

R 4-4. NPV, ROI, and Payback Analysis for Projek 2 Excel record Copyright Course Technology 2001

Slide 19

Model Weighted Scoring Model weighted scoring ialah alat yang menyediakan compositions sistematik untuk memilih projek berdasarkan byk kriteria Pertama kenalpasti kriteria yg penting untuk expositions pemilihan projek Kemudian, tetapkan pemberat (peratus) kpd setiap kriteria (jumlah peratus = 100% Kemudian tentukan skor untuk setiap kriteria utk setiap projek Darabkan skor dengan pemberat dan dapatkan jumlah skor Lihat "What Went Right?" utk penerangan bagaimana sykt kewangan gunakan demonstrate weighted scoring utk projek IT Copyright Course Technology 2001

Slide 20

R 4-5. Test Weighted Scoring Model for Project Selection Excel record Copyright Course Technology 2001

Slide 21

Piagam Projek Setelah membuat keputusan projek mana akan dilakukan, kita perlu rasmikan projek Piagam projek ialah dokumen yg mengenali dengan formal kewujudan projek dan berikan tujuan ttg objektif dan pengurusan projek Pemegang saham projek utama mesti tandatangan piagam projek sebagai persetujuan tentang keperluan dan tujuan projek Copyright Course Technology 2001

Slide 22

Jadual 4-2. Cth Piagam Projek Copyright Course Technology 2001

Slide 23

Jadual 4-2. Contoh Piagam Projek Roles and Responsibilities: Copyright Course Technology 2001

Slide 24

Perancangan Skop dan Pernyataan Skop Pernyataan skop ialah dokumen yang digunakan utk bangunkan dan sahkan pemahaman tentang skop projek. Ia mengandungi Justifikasi projek Penerangan ringkas tentang produk projek Ringkasan penghantaran atau "deliverable" Kenyataan tentang apa yang menentukan kejayaan projek Copyright Course Technology 2001

Slide 25

Perancangan Skop dan Work Breakdown Structure Slps perancangan projek disiapkan, langkah seterusnya ialah untuk takrifkan kerja dengan membahagikannya kepada bahagian-bahagian kecil Definisi skop yg baik Membantu meningkatkan ketepatan anggaran masa, kos dan sumber Takrifkan benchmark untuk ukuran persembahan dan kawalan propjek Membantu dalam menyampaikan tanggungjawab kerja yang jelas Copyright Course Technology 2001

Slide 26

Work Breakdown Structure Work breakdown structure (WBS) ialah analisa berorientasikan hasil ttg kerja yang terlibat dalam projek yg menakrifkan skop projek Ialah dokumen asas dalam PP kerana ia menyediakan asas utk perancangan dan pengurusan jadual, kos dan perubahan Copyright Course Technology 2001

Slide 27

Rajah 4-6a. Test Intranet WBS Organized by Product Copyright Course Technology 2001

Slide 28

Rajah 4-6b. Test Intranet WBS Organized by Phase Copyright Course Technology 2001

Slide 29

Jadual 4-3. Intranet WBS in Tabular Form 1.0 Concept 1.1 Evaluate current frameworks 1.2 Define Requirements 1.2.1 Define client prerequisites 1.2.2 Define content necessities 1.2.3 Define framework prerequisites 1.2.4 Define server proprietor necessities 1.3 Define particular usefulness 1.4 Define dangers and hazard administration approach 1.5 Develop extend arrange 1.6 Brief web improvement group 2.0 Web Site Design 3.0 Web Site Development 4.0 Roll Out 5.0 Support Copyright Course Technology 2001

Slide 30

Rajah 4-7. Intranet WBS and Gantt Chart in Project 2000 Project 98 record Copyright Course Technology 2001

Slide 31

Rajah 4-8. Intranet WBS and Gantt Chart Organized by Project Management Process Groups Copyright Course Technology 2001

Slide 32

Pendekatan untuk Membangunkan WBS Gunakan panduan: organisasi seperti DOD, sediakan panduan untuk buat WBS Pendekatan analogi: Gunakan WBS utk projek yg serupa sebagai panduan Pendekatan atas bawah: Mulakan dengan butiran terbesar di atas dan terus pecahkan ke butiran yg lebih kecil Pendekatan bawah atas: Mulakan dengan butiran kecil hingga ke butiran terbesar Copyright Course Technology 2001

Slide 33

Prinsip Asas utk Membangunkan WBS * 1. Satu unit kerja wujud sekali shj dlm WBS. 2. Kandungan kerja butir WBS adalah jumlah butiran WBS di bawahnya. 3. Butiran WBS adalah tanggungjawab 1 individu walaupun ramai organization yg mengerjakannya. 4. WBS mesti konsisten dengan cara kerja sebenar kerja dilaksnakan; ia patut melayan kump projek dahulu dan tujuan lain hanya jika praktikal. 5. Ahli kump projek sepatutnya terlibat dalam pembangunan WBS ukt tentukan konsistensi dan beli semula. 6. Setiap butir WBS mesti didokumenkan untuk pastikan pemahaman yg tepat tentang skop kerja di dalam dan diluar butiran 7. WBS - satu alat yg fleksibel utk disesuaikan dengan perubahan di samping mengekalkan kawalan ke atas kandunan kerja dalam projek bergantung kepada pernyatan skop. * Cleland, David I. Extend Management: Strategic Design and Implementation , 1994 Copyright Course Technology 2001

Slide 34

Pentahkikan Skop dan Kawalan Perubahan Skop Bukan mudah utk mencipta pernyataan skop dan WBS projek Lbh sukar utk mentahkikkan skop projek dan minimakan perubahan skop Byk projek IT dipengaruhi 'scope crawl' and pentahkikan skop

SPONSORS

SPONSORS

SPONSORS